Informatizzazione dello studio odontoiatrico: c’era un tempo, non troppo lontano, in cui si scriveva e si annotava tutto a mano o, al meglio, si dattilografava. La maggior parte della produzione documentale era in copia unica e la modalità di archiviazione era prevalentemente soggettiva.

Oggi le cose sono decisamente cambiate. Sto scrivendo questo articolo e lo sto facendo con il mio PC, e la cosa mi sembra del tutto normale. Ma il passaggio massivo dal manoscritto (o dattiloscritto) al PC è cosa estremamente recente. Solo intorno al 1975 si iniziano a vedere i primi personal computer, macchine con capacità di elaborazione enormemente limitate se paragonate agli apparecchi attuali.

La vera alfabetizzazione informatica avviene tra il 1980 e il 1990 e si trasforma il concetto di archiviazione dei dati. In quegli stessi anni per molte persone cambia decisamente il modo di lavorare, anche se la trasformazione non è radicale perché molte abitudini operative vengono trasferite su supporti informatici, ma ancora con il concetto della macchina per scrivere e della carta carbone.

Negli studi odontoiatrici il passaggio all’informatica è stato particolarmente lento,  perché la parte “operativa” principale è quella eseguita nella bocca dei pazienti ed anche  perché molta attività “burocratica” (mi riferisco all’agenda degli appuntamenti, alla compilazione di fogli anamnestici, dei diari clinici, dei consensi al trattamento dei dati e quant’altro) veniva comodo continuare a gestirla manualmente o con un PC usato a mo’ di macchina per scrivere.

Come sottolineo spesso nei miei corsi di formazione, gli aspetti extra clinici della gestione dei Pazienti sono sempre più determinanti nella percezione da parte degli utenti della qualità del servizio ricevuto. Ecco allora che l’informatica ci può dare veramente un grande aiuto. Innanzitutto nel liberare le risorse da tutta quella serie di transazioni ripetitive che possono essere delegate ad un sistema automatico che, se correttamente programmato e modellizzato, oltre a svolgere il compito ci offre la non trascurabile certezza di non commettere errori. In più, le transazioni sono eseguite in tempo reale contestualmente all’input inserito dall’operatore.

Oggi sono sul mercato numerosi programmi cosiddetti gestionali o ERP (Enterprise Resource Planning, traducibile in “pianificazione delle risorse d’impresa”). Si tratta di sistemi in grado di gestire ed integrare tutti (o quasi) i processi di un’azienda. E qui voglio ancora sottolineare che uno studio odontoiatrico è, a tutti gli effetti, un’azienda.

In modo molto sintetico voglio indicare quali sono le principali aree di supporto che un ERP odontoiatrico deve sottendere.

• La gestione dell’agenda, tenendo conto degli orari dello studio, degli operatori, della disponibilità delle sale e delle attrezzature, delle festività e delle chiusure programmate e, soprattutto, dei richiami e dei controlli programmati
• La gestione delle anagrafiche degli Operatori, dei Fornitori e dei Pazienti con la possibilità, per questi ultimi, di gestirne i dati con tutti i vantaggi di una più spiccata personalizzazione
• La gestione dei listini e la conseguente generazione automatica della prima stesura dei preventivi
• La gestione della compilazione e conservazione dei dati clinici e la parallela archiviazione in forma digitale della documentazione fornita dai Pazienti e delle indagini diagnostiche, sia interne che esterne
• La fatturazione e la gestione dei pagamenti, per avere sempre un quadro preciso della situazione contabile di ogni Paziente e l’evidenziazione automatica di eventuali situazioni di disallineamento tra prestazioni erogate e incasso
• La gestione del magazzino, che presuppone la codifica di tutti i prodotti, la gestione del carico/scarico sia in termini operativi che fiscali, la gestione delle scadenze e delle scorte minime

Senza dimenticare l’aspetto strategicamente forse più importante che è quello della cosiddetta “cabina di regia”, vale a dire quel sistema funzionale in grado di fornire in tempo reale utilissimi dati statistici, importanti per monitorare l’andamento aziendale. Mi riferisco, ad esempio, alla numerosità delle prime visite, alla percentuale di accettazione dei preventivi, all’andamento della fatturazione, degli incassi e, conseguentemente, del cash flow. È altresì possibile ottenere con facilità informazioni sulle attività di ogni operatore, statistiche per tipologia di prestazione, sugli errori e su tutto ciò che riguarda gli aspetti operativi.

Non è facile affrontare l’informatizzazione. Il primo importantissimo passo è quello della scelta del software. Il mercato offre tanti validi prodotti specifici per il mondo odontoiatrico ma è importante individuare quello che meglio risponde alle specificità del proprio studio.

Ma la scelta non basta. Si deve avviare quella fase che viene definita “implementazione del sistema”, vale a dire istruire il software ad elaborare i nostri dati e nel modo che piace a noi. È però importante sottolineare che è bene adeguarsi il più possibile alle funzionalità del sistema per evitare costose personalizzazioni.

L’informatizzazione dello studio è un percorso non facile che va vissuto con convinzione e determinazione, superando le fisiologiche resistenze generate dalle abitudini e dalla iniziale apparente complessità operativa. Ma i vantaggi che ne derivano sono sempre assolutamente positivi. Il commento pressoché unanime di coloro che hanno informatizzato lo studio è: “L’avessi fatto prima…!”